ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство

^ ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО Главные ЭТАПЫ
Информационно-документационное обеспечение, являясь важной обслуживающей функцией управления, нуждается в кропотливой, про­думанной организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документа ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство зави­сит скорость получения инфы, нужной для выработки ре­шения. Несвоевременная обработка документов, в особенности денежных, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэто­му рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство для выполнения всегда уделяется огромное внимание.

"Движение документов в организации с момента их сотворения либо по­лучения до окончания выполнения либо отправления"* именуется до­кументооборотом.


* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Определения ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство и определения. М.: Изд-во эталонов, 1984, С.4. п. 37.


Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Любой из документопотоков имеет свою особенность в составе ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство, ко­личестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем доку­ментооборота учреждения. Величина документооборота нужна для рас­чета нужной численности делопроизводственного персонала, рас­чета эффективности внедрения ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она указывает загруженность всего управ­ленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

- прием ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и рассредотачивание документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- выполнение документов и отправка.
^ 6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Операция в главном техно. Проводится централизованно ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство: в больших учреждениях экспедициями либо специально выделенным ра­ботником (экспедитором), в маленьких - секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером либо гостем, приняты по телетайпу, факсу, электрической почте.

Передача документов с ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство внедрением электрической почты значи­тельно уменьшает время на передачу инфы и увеличивает надёж­ность доставки. Не считая того, если у вас принята автоматическая си­стема и приобретенные документы вводятся ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство в память машины, то электрическая почта позволяет исключить функцию следующего вво­да входящих картонных документов в память машины (вручную либо оковём сканирования).

При получении документов сначала проверяется корректность их доставки. Неверно приобретенная корреспонденция ворачивается ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство от­правителю либо пересылается адресату. Заказная корреспонденция при­нимается под расписку. При получении документов с пометой "Срочно" проставляется время получения. Документы, приобретенные работниками при командировках, в других организациях и от гостей, должны ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство также передаваться в группу первичной обработки.

После вскрытия конвертов проверяется корректность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страничек документа и всех приложений. Для факса так же проверяется как полное ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство количество приобретенных стра­ниц, соответствие их количества обозначенному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения либо отвратительного свойства отдельных страничек об этом сообщается отправителю ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, кроме имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия унич­тожаются, кроме писем личных людей, потому что оборотный адресок может быть указан лишь на конверте. Сохраняются конверты и ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство от документов, поступивших уже с просроченным сроком выполнения. В данном случае штемпель на конверте может служить подтверждением денька получения документа. Не считая того, при получении по почте просроченно­го денежного документа нужно составить ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство акт о деньке получения доку­мента, подписанный 2-мя сотрудниками организации (конторы) и работ­ником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в компанию. Она состоит ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство из даты получения и учётного порядкового номера. Не считая того в ней может быть обозначено сокращенное заглавие учреждения-получателя. Учётный порядковый номер последнего документа, приобретенного в текущем году, указывает полное количество поступивших документов.

Обычной ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство ошибкой, допускаемой при обработке входящих докумен­тов, является проставление отметки о поступлении лишь на докумен­тах, подлежащих предстоящей регистрации. Другие документы (рек­ламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться приобретенная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком слу­чае ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство указывается существенно уменьшенным, а время на обработку не­учтенной корреспонденции нереально просчитать. Отсюда часто возникающие недоразумения меж работниками, получающими и об­рабатывающими поступающую корреспонденцию и управлением, кото­рое не может ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство узреть выполненную работу во всём объёме.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки либо электронным штемпелевателем.

Документ, приобретенный по факсу, уже имеет дату получения. Учиты­вая, что факс обычно выводится ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство на светочувствительную бумагу, текст на которой стремительно выцветает, с принципиальных документов снимают ксе­рокопию.

В ближайшее время получили распространение факсимильные аппа­раты, дозволяющие получать документы на обыкновенной бумаге и следова­тельно не нуждающиеся ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство в копировании. Аналогично неувязка решает­ся при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом и следующей, по мере надобности, распечаткой фак­сов на обыкновенном принтере.

Завершается первичная обработка документов сортировкой ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сра­зу сортируются по исполнителям либо отделам для доставки. В органи­зации должен быть перечень документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство аннотации по делопроиз­водству.
^ 6.3 Рассредотачивание ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ
Предварительное рассмотрение и рассредотачивание документов опре­деляет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа определенному исполнителю, другими словами практически время реше­ния ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство вопроса. Обычно в большом учреждении эту работу проводит опыт­ный сотрудник службы делопроизводства, а в маленький фирме - сек­ретарь-референт.

Для того, чтоб квалифицированно за ранее разглядеть и распределить документы, нужно отлично знать функции структурных ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство под­разделений и рассредотачивание обязательств меж исполнителями. В учреждении нужно иметь классификатор вопросов деятельности с указа­нием исполнителей по каждому вопросу. Задачка секретаря-референта на данном шаге высвободить управляющего ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство от лишнего потока доку­ментов, рассмотрения второстепенных вопросов.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся основ­ных вопросов деятельности учреждения, по принципным вопросам либо несущие новейшую информацию, распорядительные документы выше­стоящих организаций. Другие документы должны ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство передаваться в отделы либо конкретно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям про­водится в денек их поступления, срочных документов - немедля.

Если документ предназначен к выполнению нескольким структурным подразделениям либо лицам ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство, то с него снимается копия либо устанавли­вается очередность выполнения.
^ 6.4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Регистрация документов - важный шаг работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установлен­ной ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство форме, фиксирующая факт его сотворения, отправления либо получе­ния".*


* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Определения и определения. М.: Изд-во эталонов, 1984,с.4. п. 39.


Как вытекает из определения, регистрация сначала придаёт юридическую силу документу, потому ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство что фиксирует факт его сотворения либо получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил собственного номе­ра, он не оформлен, он вроде бы ещё не существует. К примеру, приказ, постановление и т.п ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство. Если приобретенный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, потому что факт получения не подтверж­дён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального уче­та, выполнения и использования в справочных целях независимо от спо­соба получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа по­казателей (реквизитов) и занесение ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство их в определённую регистрационную форму (журнальчик, картотеку, ПЭВМ) для сотворения базы данных о доку­ментах учреждения. Таким макаром в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (компании).

Каждый ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает собственный регистрационный номер. Он не совпадает и значительно меньше учёт­ного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении до­кумента в компанию.

Документы регистрируются один раз. В маленьком ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В уч­реждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов про­водится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При всем этом внутренние документы должны региться ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство в денек подписания либо утверждения, входящие - в денек поступления, исходящие - в денек отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раз­дельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационны­ми номерами ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму вы­писываются, обычно, последующие сведения:

- дата получения;

- входящий № (индекс);

- дата документа;

} его главные поисковые признаки

- индекс документа

- регистрационный номер документа;

- создатель (корреспондент) - т.е. чей это документ ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок выполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход выполнения (фиксируются все передачи документа и как ис­полнен)

- № дела (куда документ помещен после выполнения)

При регистрации отдельных ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство видов документов, к примеру воззваний людей, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, отчасти меняются и дополняются. На­пример, при регистрации воззваний людей записывается их адресок.

Учреждение имеет право, беря ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство во внимание свою специфику, дополнять све­дения о регистрируемом входящем документе. К примеру, нередко учиты­вается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть 3-х видов: журнальная, карточная и автоматическая электрическая ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет до­кументов выступает на 1-ое место, предутверждает претензии со сто­роны людей, конфликтные ситуации. К примеру, при выдаче докумен ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство­тов об образовании, трудовых книг, пропусков. Это, обычно, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно бросить журнальную систему и в этом случае, когда поступа­ет очень малозначительное количество документов.

Во ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство всех других случаях эта форма регистрации устарела,* потому что затрудняет ведение контроля за исполнением документов и спра­вочную работу по ним.


* Журнальная система регистрации была введена в Рф в 1720 г. Генераль­ным регламентом ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство Петра I.


Более комфортной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и распо­ложение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в аннотацию ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство по делопроизводству.

Можно предложить последующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210) либо А6 (105х148):



лицевая сторона



обратная сторона

Вычертив на формате А5 либо А6 такую форму карточки, ее размно­жают на ксероксе, выбрав ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство довольно плотную бумагу. Для разных регистрируемых групп документов можно использовать карточки различных цветов, цветовые полосы по верхнему полю либо на искосок.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необ­ходимо иметь тираж карточек ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и спра­вочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно именуют регистрационно-контрольными карточками - РКК) оп­ределяется ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство учреждением. Обычно, таких карточек заполняется как минимум две.

Более рациональной является сейчас регистрация документов на компьютере. Да и в данном случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство) с подобными полями и в нее заносятся сведе­ния о документе.*


* Кузнецов С.Л. Автоматические системы регистрации и контроля испол­нения. — "Секретарское дело", 1996, №4(2), с. 58-65.




Карточку на документ можно заполнить поначалу не вполне, до передачи ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполне­ния и исполнителя. После рассмотрения документа управляющим кар­точка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При точном содействии с управляющим ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство, если управляющий с утра просматривает полученную корреспонденцию, можно поначалу дать документы на просмотр руководителю, а потом уже, имея его резолю­цию, заполнить на сто процентов регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из их помещают в сроковую ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполните­лю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут применены в программках ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Делопроизводство по автоматизированно­му контролю и справочной работе. При всем этом поиск можно вести по любо­му из введённых характеристик.


glava-6-marks-ot-emansipacii-evreev-do-klassovoj-emansipacii.html
glava-6-mebel-v-stile-art-deko.html
glava-6-melodiya-razrusheniya.html